马小瑾总裁打开电脑，把她的演讲录像回放给我看，这是我给教练对象布置的课后“作业”。我常鼓动他们有机会就上台演讲，绝不“低调”，绝不纸上谈兵。讲了还要录下来，作为一对一分析讨论时的客观依据。那天我正看着马总的“作业”，没等我开口，她先试探地问，“应该可以算“及格”吧？”马总告诉我，这次演讲准备得很充分，会议组织也花了不少人力和银子，目的为了推介公司特色，吸引更多客户。

 

录像忠实地“汇报”了当时的情景：马总开场从容淡定，中间开始加速加码，结尾当口猛踩刹车。在30分钟的演讲时间里，马总最忙乎的动作是翻动PPT，最急促的语言是对大片的文字、数据、表格作解释，最无奈的场面是台上讲得火急火燎，台下神情淡然。我问马总，会后听众反馈如何，马总显得有些失望。我问共用了几张PPT？她说只用了70来张。听到“只”字，我便明白了一半。

 

马总是我所辅佐的老总之一，他们有些共性：年龄40多岁，理科出身为多。做演讲对他们来说似乎还需练习提升，而玩弄电脑，他们可以做我的导师。至于PPT，有的更是行家里手。他们的特点不同，有的喜欢亲自操刀，严重者在给员工讲话时，发现PPT上有个瑕疵，当即停下，修改到位再接着讲。有的则放手发动群众，下一道“圣旨”，IT部门全力以赴。平日里他们对我恭敬有加，当我建议要删减PPT时，最初都不那么真“买账”，这种有意无意的“执拗”，要经历过几次挫折后，才会有所觉悟。

 

又到了马总对外做宣讲的时候了。这是次重要的产品发布会，台下将坐着投资人、媒体记者和终端消费者等，而此时行业正处相对“疲软”期。为了吸取过往“执拗”的教训，马总先请我过目由IT初步提供的一百多张PPT，我的印象是言辞华丽，句子冗长，图片密集。马总还特意邀我去现场指导，并一起察看技术支持。会场很气派，舞台有乔布斯发布会那么大，布置比乔布斯那时“更有创意”。炫目斑斓的3D画面在大屏幕的两边不停地旋转，如同香榭丽大街名品店的陈列，无人可抵御这种诱惑和对视觉的冲击。技术部门为了凸显产品，打算分分秒秒播放动画，紧紧伴随老总演讲的始终。

 

24.jpg我私下问马总，20分钟的介绍，您打算用几张幻灯片？这次宣讲的主角是谁？如果“主角们”互相“掐”起来怎么办？她低头沉思一会儿，“您的意思还是‘删’？”我注意到，她用了个“还”字。我没有直接给出答案。我提议先看看乔布斯的经典演讲视频。我在一旁提醒马总关注乔氏身后的PPT。这回马总看得真切，她发现，乔布斯的PPT竟然朴素简单得不可思议，更没见“显示实力”。她还惊讶地发现，乔氏有时将屏幕转为空白，逼着人们的视线和注意力集中到演讲者本人和口头强调的重点中……

 

马总似乎明白了我的“良苦用心”。她想了有一会儿，采取了坚决的行动。PPT她亲自动手“删”！旋转画面下令“砍”！年轻的技术总监听了眼泪快飙了出来，这是他们团队这些日子来投入的心血啊。马总安慰开导:“你们所做的一切让我感动。砍不是因为不好，而是你们做得太好了。如果动画对演讲产生干扰，就要忍痛割爱，我们不能让PPT给绑架了，不能让动画扰乱听众的神经……”经过一番“洗心革面”的调整修改，马总信心十足地走上了讲台。一场非同凡响的演讲让听众得到了极大的满足，尾随而来的是雪片似的订单。

 

人们已经把PPT推崇为有价值的强大商业工具。微软没有单独统计过PPT的使用量，但其发言人确认Office（也就是包含PowerPoint的办公软件包）在全球的用户多达10亿人。至于PPT，有人把它当成必要的助手,有人只是为了摆摆pose，还有人认为PPT就是“骗骗他”，觉得它搅乱毁坏了沟通。尽管见仁见智，对于演讲者来说须保持清醒：观众前来并非只是为观看屏幕上的影像，更多的是为聆听你的演说。美国弗吉尼亚一家提供演示培训的公司Audience First总裁 Matt Thornhill指出，“切记您创建幻灯片的目的是支持口头演示。”怎样让您的业务更加出色？我给我的客户建议是:

 

25.jpg1、拦腰减半

30分钟的陈述最好不要使用超过10--15张幻灯片。亚特兰大在线会议与合作公司PGi的执行副总裁Sean O'Brien说，“如果你硬是要在30分钟里放30张幻灯片，那你的陈述注定不会成功。”使用过多的PPT，演讲者基本在和幻灯片打交道，它让听众不再关注你，同样，观众也只要和幻灯片打交道，而不用理会演讲者。


2、五行五字

每张幻灯片最好不超过5行，每行最好不超过5个字。不要用铺天盖地的文字、图形和数字把观众淹没了。也有权威人士建议“每张幻灯片只需列出一条要点，字数不能超过15个单词。”千万不要傻傻的以为，把大量的信息堆放在PPT上，观众就越容易记住你的信息。简单不等于愚蠢。

 

3、有文不读

照本宣科的习惯不仅有藐视听众阅读能力之嫌，也让演讲者变得多余。值得提醒的是，有的新手常常利用PPT来避免和观众的交流，潜意识里希望把观众对演讲者的审查和评判转移到幻灯片身上，要知道观众们并不是来看你的后脑勺的。如果演讲者不看幻灯片而能流利地讲，人们会觉得你确实是这方面的专家。


4、逐条出示

有人得了PPT依赖症，为了弥补自己健忘的毛病，把它当成了提示卡。演讲者如果把五个要点在同一时间亮出，这只能涣散听众的注意力。当你还在讲第一点时，听众的眼睛早已溜到了最后一行。最好讲一点，出示一条，让听众紧随你的步伐。


切记，让观众关注你，而不是你的PPT。毕竟故事的讲述者是你。


                                此文发表于《财富》杂志中文版“讲礼”专栏

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